Kantselei põhimäärus

3.02.14
I ÜLDSÄTTED
1.1. Kantselei (edaspidi: kantselei) on Rapla Maavalitsuse struktuuriüksus, mis juhindub oma töös Eesti Vabariigi põhiseadusest, õigusaktidest, maavanema korraldustest ja sellest põhimäärusest.
1.2. Kantseleil on oma nimetusega pitsat, mida kasutatakse dokumentide koopiate, ärakirjade, väljavõtete õigsuse tõestamisel  ja  maa ostu- müügilepingutel.
1.3. Kantselei põhimääruse ning muudatused selles kinnitab maavanem korraldusega.
  
II OSAKONNA TEGEVUSVALDKOND JA PÕHIÜLESANDED
Kantselei tegevusvaldkond on maavanemale ja maavalitsusele õigusaktidega pandud ülesannete täitmise tagamine korrektse asjaajamise, õigusalase teenindamise, personalivaliku ja koolituste,  töökorralduslike- ja haldusküsimuste lahendamise, rahvastikuregistri ja perekonnaseisu toimingute tegemise  ja maavalitsuse infotehnoloogia töö, riigivara haldamise korraldamise ning maavalitsusele eraldatud rahaliste vahendite kasutamise ja eelarve küsimuste korraldamise kaudu.
 
2.1. Õigusalased ülesanded:
2.1.1. maavalitsuse dokumentide juriidilise õigsuse tagamine;
2.1.2. järelevalve kohalike omavalitsusüksuste volikogude ja valitsuste üksikaktide seaduslikkuse üle;
2.1.3. teenistuslik järelevalve maavalitsuse ja hallatava riigiasutuse  tegevuse seaduslikkuse ja otstarbekuse  üle;
2.1.4. maavanema esindamine kohtus või selle korraldamine;
 
2.2. Maavalitsuse asjaajamise korraldamine:
2.2.1. dokumendiringluse korraldamine elektrooniliselt ning paberkandjal;
2.2.2. kontroll dokumentide täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle;
2.2.3. dokumentide vormistamine, paljundamine;
2.2.4. trükitehniliste tööde korraldamine;
2.2.5. vajadusel dokumentide võõrkeeltesse tõlkimise organiseerimine;
2.2.6. dokumendiplankide hoidmine, arvestuse pidamine kasutamise üle.
 
2.3. Maavalitsuse arhiivitöö korraldamine:
2.3.1. dokumentide säilitamiseks ja edasiseks kasutamiseks ettevalmistamine;
2.3.2. toimikute arhiveerimine;
2.3.3. arhiiviteatiste väljastamine.
 
2.4.  Personalitöö:
2.4.1. teenistusdokumentide ettevalmistamine;
2.4.2. ametnike atesteerimise korraldamine;
2.4.2. ametialase täiendkoolituse korraldamine;
2.4.3. ametialaste lähetuste vormistamine;
2.4.4. maavalitsuse personaliarvestuse pidamine.
 
2.5. Suhtekorraldus:
2.5.1. maavalitsuse siseinfo korraldamine;
2.5.2. maavalitsuse töö avalikustamine;
2.5.3. suhtlemine meediakanalitega;
2.5.4. välissuhete korraldamine.
 
2.6. Perekonnaseisu toimingud:
2.6.1. Abielu sõlmimine;
2.6.2. Abielu lahutamine;
2.6.3. Nimepanek ja  muutmine;
2.6.4. Surmaakti koostamine;
2.6.5. Perekonnaseisualaste arhiividokumentide väljastamine;
 
2.7.  Maavalitsuse infotehnoloogia-alase töö korraldamine - arvutivõrgu ja riistvara töökorras oleku tagamine;
 
2.8. Riigivara  valitsemise  ja  maavalitsuse finantseerimisega seotud  ülesanded:
2.8.1. maavalitsuse majanduslik ja tehniline teenindamine;
2.8.2. teenistujate varustamine tööruumide ja -vahenditega;
2.8.3. teenistujate varustamine autotranspordiga;
2.8.4. maavanema valitsemisel oleva riigivara valitsemise korraldamine;
2.8.5. maavalitsusele eraldatud rahaliste vahendite kasutamise ja eelarve küsimuste korraldamine.
2.8.6. maa järelmaksunõuete arvestamine,
 
III  OSAKONNA ÕIGUSED
Kantseleil on temale pandud ülesannete täitmiseks õigus:
3.1. saada kantselei põhimääruses sätestatud ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni, andmeid, dokumente;
3.2. anda kantselei käsutuses olevat informatsiooni maavalitsuse teistele osakondadele nende vajaduste piires;
3.3. nõuda maavalitsuse dokumentide vormistamist vastavalt asjaajamiskorrale;
3.4. nõuda dokumentide tähtajalist üleandmist maavalitsuse arhiivi;
3.5. kantseleiametnikel on õigus saada tööks vajalikku täiendkoolitust.
3.6. nõustada ja juhendada asjaosalisi osakonna pädevustesse kuuluvates tegevusvaldkondades;
3.7. teostada järelevalvet osakonna tegevusvaldkondades;
3.9. teavitada järelevalve tulemustest maavanemat ja järelevalve subjekte;
3.10. edastada järelevalve aktid ja õiendid ja muud dokumendid vastavate valdkondade     ministeeriumidele;
 
IV OSAKONNA KOHUSTUSED
Kantselei on kohustatud:
4.1. täitma temale pandud ülesanded kvaliteetselt ja õigel ajal;
4.2. asutama tema kasutuses olevat vara ja vahendeid otstarbekalt ning heaperemehelikult;
4.3. edastama teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni.
4.4.  kantseleiametnike konkreetsed teenistusülesanded ja kohustused määratakse kindlaks ameti­juhenditega, millised kinnitab maavanem.
 
V KANTSELEI STRUKTUUR JA JUHTIMINE
5.1. Kantselei struktuuri, koosseisu ja ametijuhendid kinnitab maavanem maasekretäri ettepanekul.
5.2. Kantselei ametnikud nimetab ametisse ja vabastab ametist maavanem korraldusega.
5.3. Kantselei tegevust juhib maasekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist maavanem.
5.4. Maasekretäri asendamine on määratud tema ametijuhendis.
5.5. Maasekretär:
5.5.1. juhib kantselei tööd ja vastutab kantseleile pandud ülesannete õigeaegse ja asjatundliku lahendamise eest.
5.5.2. teeb maavanemale ettepanekuid kantselei koosseisu, töötasustamise, töökorralduse, tunnustamise ja muudes osakonda puudutavates küsimustes;
5.5.3. annab kantselei pädevuse piires oma alluvatele juhiseid ja korraldusi;
5.5.4. käsutab ja kasutab oma pädevuse piires kantselei kasutuses olevat vara;
5.5.5. annab oma tegevusest aru maavanemale.
 
VI LÕPPSÄTTED
6.1. Osakonna ümberkorraldamine ja teenistujate koosseisu muutmine toimub maavanema korralduse alusel ning struktuuri muutmine ja tegevuse lõpetamine toimub Vabariigi Valitsuse seaduses sätestatud korras.
  
Toimetaja: JAANUS MILISTVER